Gro-up krijgt meer grip op complex IT-landschap dankzij partnerschap met Salomon IT

Gro-up bestaat uit verschillende onderdelen die actief zijn in de kraamzorg, kinderopvang, buurtwerk, de zorg en het onderwijs. Wie je ook bent, waar je ook vandaan komt: iedereen verdient de kans om het mooiste uit zichzelf te halen. Daarom bestaat gro-up. De organisatie creëert samen met gezin en buurt een omgeving waarin kinderen van alle leeftijden kunnen groeien. gro-up is actief in kraamzorg, kinderopvang, buurtwerk, jeugdhulp en onderwijs en voelt zich verantwoordelijk voor elke stap in het groeipad van een kind, van zwangerschap tot zelfstandigheid.

Omdat gro-up bestaat uit verschillende onderdelen met ieder zijn eigen vakspecialisme, is ook het IT- en applicatielandschap behoorlijk complex. De wens van gro-up was om stappen te maken in zijn digitale transformatie die flexibele werkvormen (hybride werken, op afstand samenwerken, makkelijker data uitwisselen tussen verschillende locaties) mogelijk maken, maar tegelijkertijd het IT-landschap zo efficiënt en effectief mogelijk in te richten.

Om deze wensen te vervullen, riep gro-up de hulp en specialistische expertise van Salomon IT in. In deze referentiecase nemen we die samenwerking nader onder de loep

De wens: meer flexibiliteit en uniformiteit

De hulpvraag waarmee gro-up aanklopte bij Salomon IT was behoorlijk uiteenlopend. Allereerst was er, deels dankzij de door de coronacrisis versnelde opkomst van het hybride werken, een grote behoefte aan een flexibeler IT-ecosysteem. Dit betekende dat er vraag was naar een nieuw netwerk, maar ook dat fysieke servers op locatie plaats moesten maken voor gevirtualiseerde servers in de cloud.

Met meer dan driehonderd locaties en ruim drieduizend medewerkers en honderden partners, is gro-up een organisatie die diverse, voorheen zelfstandige organisaties samenbrengt onder een gemeenschappelijk dak dat steunt op een vijftal belangrijke pilaren: kraamzorg, kinderopvang, buurtwerk, zorg en onderwijs.

Die constructie zorgde op IT-vlak voor de nodige integratievraagstukken. Verschillende organisaties waren namelijk gewend om op hun eigen manier en met bepaalde systemen te werken. De opdracht: een domein- en locatie-overstijgende manier van werken creëren met een minimum aan complexiteiten en administratieve rompslomp. Omdat gro-up veel IT-taken en -diensten uitbesteedt, was het binnen het grote, complexe en veelzijdige IT-landschap ook lastig om een goede regie te voeren over de verschillende leveranciers.

Daarnaast moest de digitale transformatie binnen gro-up gebeuren op een ‘rijdende trein’. Het is namelijk een organisatie die altijd in beweging is en waarbij de regio’s van elkaar verschillen. Bovendien waren er andere projecten om IT heen waar ze ook rekening mee moesten houden bij een technische herijking van het IT-landschap.

Oude bekende

Omdat IT niet de corebusiness van gro-up is, ging de organisatie op zoek naar een partner die kon helpen bij het reorganiseren, moderniseren en uniformeren van het digitale landschap. Een belangrijke reden om voor Salomon IT te kiezen, was dat de Strategisch adviseur/ business partner IT dankzij een eerdere werkrelatie al bekend was met het werk en de kennis van Salomon-consultant en programmamanager Erik-Jan Pruntel.

Die vertrouwdheid met elkaars werkwijze, visie en wensen, zorgde vrijwel direct voor een prettige en vruchtbare samenwerking. Beide partijen hadden namelijk het gevoel dat ze zich op bekend terrein begaven.

Inzichten voor maatwerk

Omdat de digitale transformatie bij gro-up door het samengestelde karakter van de organisatie zo’n complex proces is, was het belangrijk om een goede strategie te ontwerpen en ontwikkelen voor het project. Die bestond uit de volgende vier fasen.

1. Inzicht krijgen 

De eerste stap was het krijgen van een nauwkeurig inzicht in de organisatiestructuur en het IT-landschap van gro-up. Wat gaan we wel en juist niet doen? Hoe voorzichtig moeten we te werk gaan? En hoe ziet de overlegstructuur binnen de organisatie eruit? Hoe gaat de organisatie om met data? Waar gaan we tegenaan lopen en waar zitten kansen voor verbetering? De antwoorden op deze vragen leidden tot goede afspraken, een scherpe scope, heldere templates voor interne rapportage en een duidelijke verbinding tussen business en techniek.

2. Helpen met Programmamanagement

Salomon IT hielp gro-up ook bij het opzetten van een IT-programma en het managen van projecten. Denk aan het vaststellen van het budget, het bepalen van de hoeveelheid IT-leveranciers, helpen met aanbestedingen en het geven van gerichte trainingen om de adoptie van nieuwe systemen, communicatie  en werkwijzen te versnellen. Dit leidde tot veel nieuwe inzichten binnen de organisatie. Deze droegen bij aan het maken van een grote stap voorwaarts.

3. Techniek 

De laatste uitdaging was het maken van een goede vertaalslag van de techniek naar de business en (eind)gebruiker. Salomon zorgde hier voor een gerichte begeleiding op basis van de eisen van de organisatie en de gestelde eisen en wensen van gebruikers. Ook het aansturen van leveranciers en weghalen van de complexiteit binnen het digitale ecosysteem waren belangrijke aandachtspunten.

4. Adoptie

Op een flexibele manier werken was voor veel medewerkers een grote verandering. Voldoende aandacht voor adoptie is dan ook een voorwaarde voor succes. Dankzij goede begeleiding en informatievoorziening, wisten Salomon en gro-up veel van de aanvankelijke zorgen over en de weerstand tegen veranderingen weg te nemen. Het resultaat? Medewerkers zijn de voordelen van de nieuwe technologie en de werkwijzen gaan herkennen en toepassen naast hun primaire werkwijzen.

Continuïteit en moderniteit smelten succesvol samen

Hoewel de digitale transformatie van gro-up een flinke klus was die uiteindelijk bestond uit tientallen kleinere deelprojecten, staat er inmiddels een IT-fundament dat de voordelen van modern en hybride werken combineert met bedrijfscontinuïteit.
Er is nu sprake van ‘een single point of entry’ en continuïteit in de bedrijfsvoering die zich uitstrekt over alle vijf de vakgebieden (kraamzorg, kinderopvang, buurtwerk, jeugdhulp en onderwijs) binnen gro-up. Daarnaast staat er inmiddels een sterk kernteam voor het uitvoeren van projecten, dat weet wat er speelt en alles goed coördineert.

Andere concrete IT-veranderingen en -verbeteringen die Salomon en gro-up gerealiseerd hebben zijn:

• Het migreren van alle serverruimte en -diensten naar Azure. Dit project zal naar verwachting begin september 2023 helemaal afgerond zijn.
• Het vervangen van alle (tweehonderdvijfentachtig!) printers in het veld en de overstap naar ‘follow-me printen’
• Het vervangen en moderniseren van het netwerk op driehonderd locaties. 
• Het realiseren van een document van toetsing voor het securitybeleid en nieuwe diensten. Hierdoor ziet gro-up razendsnel of een applicatie, dienst of online-omgeving voldoet aan de hoge veiligheidsstandaarden die de organisatie moet naleven.
• Het migreren van data naar SharePoint. Een omvangrijke klus die mede dankzij de hulp van Salomon IT geklaard is.
• Het verbeteren van de processen die deel uitmaken van het werk van de servicedesk. Hierdoor kan gro-up vragen en verzoeken sneller en beter behandelen.
• Het operationeel maken van een nieuw registratiesysteem voor buurt- en jongerenwerk. Het registreren kan nu sneller, makkelijker en met veel minder manuele handelingen.
• Het overzetten van alle afdelingen naar nieuwe technologie op basis van SharePoint. Samenwerken en informatie delen en vinden gaat sneller en eenvoudiger.

Belichaming van een echt partnerschap

Over de meerwaarde van Salomon IT hoeft de IT-strateeg van gro-up niet lang na te denken: “Het is een partner die op ons denkniveau zit en waar je echt op kunt bouwen. Ze bieden continuïteit en stabiliteit bij het maken en naleven van afspraken, leveren kwaliteit en zijn kritisch op de kandidaten die ze aannemen en de partners waar ze mee in zee gaan. Dat is voor mij de belichaming van een sterk partnerschap en het belangrijkste verschil tussen een IT-partner en een IT-leverancier.”

Ook Eric Kuiper, managing partner bij Salomon IT, is tevreden over de samenwerking met gro-up. “Het was een uitdagend project. Maar we kwamen er steeds uit, ook omdat we allebei met een open vizier communiceerden, over en weer kritische vragen durfden te stellen en pittige discussies niet uit de weg gingen als die nodig waren om de scherpte te behouden. Het is bovendien prachtig om betrokken te zijn bij een project en organisatie met een groot maatschappelijk belang. Je levert een directe bijdrage aan het verbeteren van mensenlevens.”

Benieuwd hoe Salomon IT jouw organisatie kan ondersteunen in ambitieuze toekomstplannen? Neem dan contact met ons op via info@salomon-it.nl.