Zo maak je een succes van adoptie

In een vorig blogartikel zagen we al dat een goede adoptie onmisbaar is bij het in gebruik nemen van een moderne werkplek of het overschakelen naar het nieuwe werken. Maar geen twee implementaties zijn exact hetzelfde. Het is daarom belangrijk om een goed adoptieplan te maken voordat je definitief overstapt naar het nieuwe werken en een moderne(re) werkplek. In dit artikel lees je hoe je een succes maakt van adoptie.

Een heldere adoptiestrategie ontwikkelen

De transitie naar een moderne werkplek begint met het ontwikkelen van een goede adoptiestrategie. Die geeft antwoord op vragen als:

Wat betekent het nieuwe werken voor bestaande (werk)processen?
Wie zijn de key users? En welke wensen en behoeften hebben ze?
Wanneer en waarover ga je communiceren?
Hoe wil je dat medewerkers gebruikmaken van applicaties en apparaten?
Hoe neem je mensen mee in de reis van het nieuwe en moderne werken?
Hoe productief kunnen collega’s zijn in een nieuwe digitale werkomgeving?
Hoe ga je om met het realiseren van veilige netwerkverbindingen als je extern werkt?

Wensen en behoeften van medewerkers in kaart brengen

Een goed vooronderzoek naar de wensen en behoeften van medewerkers is eveneens een must. Zij zijn immers de eindgebruikers die aan de slag moeten met de nieuwe IT-oplossing. Wat vinden zij belangrijk aan de werkomgeving? Hoe werken ze met je bedrijfsapplicaties? Waar liggen kansen en waar kun je verbeteren? Waar kun je op trainen? Waar laat je je medewerkers hun data plaatsen? Mogen ze data delen met externe partijen? En welke functionaliteiten mag men wel gebruiken en welke niet? Maar ook afspraken over omgaan met e-mail en het wel of niet versturen van data.

Door behoeften en wensen goed in kaart te brengen en medewerkers vroegtijdig mee te nemen en bewust te maken van de gemaakte keuzes, schep je een breed draagvlak. Dit vergroot de kans dat iedereen binnen de organisatie de moderne werkplek op de juiste manier inzet en gebruikt.

Stippel een IT-roadmap uit

Een goede IT-roadmap toont de beste en efficiëntste manier om bij het inrichten van je IT-landschap de weg te vinden van de huidige staat naar de ideale (toekomstige) situatie. Je brengt eerst de huidige situatie in beeld. Vervolgens schets je jouw ideale moderne IT-werkplek en maak je inzichtelijk welke digitale afslagen je moet nemen om de gewenste eindsituatie te bereiken.

Door onderdelen van de migratie en specifieke aandachtspunten in tijd en ruimte te plannen, weet je wat je wanneer moet regelen om optimaal te profiteren van de moderne digitale werkplek van jouw wensen. Kijk niet alleen naar IT, maar ook naar andere projecten, verhuizingen en opleidingen binnen je organisatie.

Laat de nieuwe werkwijze landen

Heb je bepaald wat voor jouw organisatie ‘het passende werken’ is en welke IT-oplossingen daarbij horen? Dan is het zaak om de nieuwe werkwijze goed te laten landen. Dat kan op verschillende manieren. Denk bijvoorbeeld aan (een combinatie van) trainingen, handleidingen, doelgerichte trainingen en een Q&A-website.

Het is goed om medewerkers die digitaal vaardig zijn en de nieuwe oplossing al aardig kennen naar voren te schuiven als ambassadeurs of digicoaches. Zij kunnen ook de meer angstige en sceptische medewerkers helpen om nieuwe oplossingen en werkwijzen snel te omarmen. Het is voor veel medewerkers bijvoorbeeld een hele stap om een vertrouwde werkplekinrichting als Citrix los te laten.

Eerst de medewerker, dan pas de techniek

De belangrijkste boodschap van het adoptieverhaal? Begin niet met de techniek, maar richt je eerst op de medewerker. Vertaal vervolgens de behoefte van de medewerker naar een functioneel ontwerp en ga van daaruit verder bouwen. Adoptie behelst namelijk veel meer dan alleen het introduceren en communiceren van een moderne IT-oplossing die toegesneden is op het nieuwe werken!

Zo helpt Salomon IT

Salomon IT heeft al verschillende IT-projecten en klanten in diverse sectoren ondersteund bij het nieuwe werken. We hebben van dichtbij mogen ervaren wat werkt, maar ook gezien wat valkuilen kunnen zijn. Gezien waar het goed gaat, maar tevens ervaren waar het beter kan. Bovendien krijg je bij ons altijd een volledig onafhankelijk advies, aangezien we geen betaalde partnerschappen hebben met software- en IT-leveranciers.

Benieuwd naar wat wij voor jou kunnen betekenen? Neem dan gerust contact met ons op via +31 850601282, info@salomon-it.nl of het contactformulier op onze website.