Checklist: haal jij alles uit je digitale werkplek in 2025?

De laatste jaren hebben veel organisaties snel digitale werkplekken geadopteerd. Met name in de coronatijd kwam deze trend, veelal uit nood geboren, in een stroomversnelling. De aloude kreet ‘haastige spoed is zelden goed’ zorgde ervoor dat sommige organisaties bij de snelle overgang naar een nieuwe digitale werkplek wat steekjes lieten vallen.

Gelukkig kun je de valkuilen op het pad naar een optimale digitale werkplek op diverse manieren ontwijken. Speciaal voor dat doel hebben we een handige checklist opgesteld die je helpt om te meten of jij alles uit je digitale werkplekken haalt.

Wat is de digitale werkplek?

Voordat we tonen hoe je alles uit je digitale werkplek haalt, is het goed om helder te definiëren wat wij verstaan onder dit begrip. Met de digitale werkplek bedoelen we alle middelen die iemand nodig heeft om zijn of haar werk op een goede en efficiënte manier te kunnen doen. De precieze inrichting van zo’n werkplek is vaak medewerker- of organisatiespecifiek. Het kan een eigen pc of virtuele werkplek zijn, maar ook een SaaS-applicatie of zelfs een traditionele on-premise werkplek.

Daarom kiezen we liever voor de benaming ‘digitale werkplek’ dan voor het eveneens veelgehoorde, vaak als synoniem gebruikte begrip ‘moderne werkplek’. Een kenmerk van de digitale werkplek is dat hij aansluit op de wensen en behoeften van de individuele medewerker binnen de door de organisatie gestelde werkkaders. Een moderne werkplek hoeft geen volledige cloudoplossing te zijn. Er zijn ook medewerkers en organisaties die beter varen bij een hybride constructie of een eigen (of gehuurd) datacenter.

De checklist

Door de juiste vragen te stellen en de spotlights te richten op een aantal belangrijke aandachtspunten, breng je prima in kaart of je het maximale haalt uit de digitale werkplek. De nu volgende checklist helpt je een handje bij het maken van de juiste keuzes.

1. Past de huidige plek bij de medewerker en doelstellingen?

Dit lijkt een voor de hand liggende check, maar toch gaat het hier vaak mis. Zeker als er spoed in het spel is, wordt van hogerhand regelmatig voor een oplossing gekozen zonder de medewerkers voldoende bij het keuzeproces te betrekken. En dat terwijl de behoeften en wensen van de medewerker juist leidend moeten zijn.

Praten met medewerkers en een goede dialoog op gang brengen tussen beslissers en mensen op de werkvloer is cruciaal voor het succes van een werkplek. Alleen zo creëer je een evenwichtige balans tussen de behoeften van individuele medewerkers en de organisatie als geheel. Interviews en questionnaires zijn goede middelen om dit doel te bereiken.

2. Zijn gemaakte keuzes de juiste?

Heb je de stap naar een digitale werkplek al gezet? Durf dan gemaakte keuzes kritisch tegen het licht te houden. Zijn we bewust of onbewust zaken vergeten, bijvoorbeeld op het vlak van licenties, producten of security? En welke mogelijkheden zijn er om de digitale werkplek binnen de organisatie verder te verbeteren?

Voor organisaties die de stap naar een digitale werkplek nog moeten maken, zijn er andere uitdagingen. Het kan lastig zijn om de impact van keuzes goed in te schatten, zeker met het brede aanbod van tools en oplossingen. Bovendien is het belangrijk om kritisch te kijken naar het advies van IT-partners, die soms een eigen commercieel belang kunnen hebben.

3. De digitale werkplek is een continu proces

Besef dat de digitale werkplek geen kwestie is van één keer soft- en hardware installeren en er verder geen omkijken meer naar hebben. Veel organisaties zien IT-projecten wel als een eenmalig iets en denken ‘als we hardware of licenties moeten vernieuwen, kijken we wel weer eens’. Het beste halen uit de digitale werkplek is een continu proces en vereist een mentaliteit van voortdurend monitoren en verbeteren. Technologische innovatie gaat zo snel dat zowel de wensen en behoeften van medewerkers als de vereisten die aan je IT-omgeving gesteld worden snel kunnen veranderen.

Hier zien we het in de praktijk vaak misgaan. Veel IT-organisaties en beheerpartijen richten zich vooral op het beheer van de huidige stand van zaken en hebben te weinig aandacht voor innovatie en toekomstbestendigheid. Hierdoor blijven kansen liggen om de digitale werkplek echt naar een hoger niveau te tillen en organisaties wendbaar te houden in een steeds veranderend technologisch landschap.

4. De digitale werkplek als centrum van je IT-dienstverlening

De digitale werkplek is het centrum en kloppend hart van je IT-dienstverlening. Hier consumeer en verwerk je jouw data. Elke keuze die je maakt met betrekking tot de digitale werkplek heeft invloed op de achterkant van je IT-landschap. “Hoe ziet de ideale werkplek eruit?”, is een vraag die een bepalende invloed heeft op andere IT-keuzes. Bedenk dus goed aan welke kenmerken of wensen het moet voldoen.

Toch wordt vernieuwing in veel organisaties nog vaak vanuit de infrastructuurkant aangepakt. Er wordt bijvoorbeeld gekeken naar servers, netwerken en hardware, maar te weinig naar het applicatie- en datalandschap en hoe medewerkers hiermee werken. Juist de manier waarop medewerkers toegang krijgen tot en omgaan met applicaties en data zou leidend moeten zijn in de keuzes voor een digitale werkplek. Dit helpt ervoor te zorgen dat de werkplek niet alleen technisch efficiënt is, maar ook echt aansluit bij de behoeften van de gebruikers.

5. Zie je de cloud als doel of middel?

Als je interesse hebt in een digitale werkplek, is het belangrijk om je te realiseren dat de cloud geen doel op zich is, maar een middel om de juiste gebruikerservaring aan je medewerkers te bieden en bedrijfsdoelstellingen te ondersteunen. De keuze voor een cloudgebaseerde werkplek moet daarom gebaseerd zijn op het applicatielandschap binnen je organisatie.

Heb je vooral SaaS-applicaties? Dan kan werken vanaf een lokaal device prima voldoen aan de behoeften van je medewerkers. Maar gebruik je veel traditionele applicaties die lokaal draaien en nog uitstekend functioneren? Dan is de cloud mogelijk geen geschikte oplossing, en kan een on-premise of hybride werkplek een betere keuze zijn. Het gaat erom dat de digitale werkplek aansluit bij de specifieke eisen van jouw organisatie en de manier waarop medewerkers toegang nodig hebben tot applicaties en data.

6. Is er onnodige complexiteit?

Meer uit je digitale werkplek halen wordt makkelijker als je afrekent met onnodige complexiteit. Denk bijvoorbeeld aan het consolideren van functionaliteit door oude apps die veel onderhoud nodig hebben te vervangen door gebruiksvriendelijkere SaaS-applicaties. Of aan het opschonen van je server- en datalandschap. Vaak dring je de IT-complexiteit ook terug door zaken in elkaar te schuiven. Je kunt het overzichtelijk houden van je IT-omgeving vergelijken met verhuizen: ook bij dat proces schep je structuur en overzicht door gericht op te ruimen.

Daarnaast brengt het verminderen van complexiteit concrete voordelen met zich mee, vooral als je in de cloud werkt. Minder servers en applicaties betekent minder hostingkosten. Bovendien maakt een opgeruimde en gestroomlijnde omgeving de weg naar de cloud eenvoudiger. Bijvoorbeeld, door eerst de mappenstructuur op je file server aan te passen zodat die aansluit bij je organisatie en al voorbereid is op wat SharePoint of Teams kan bieden, wordt de technische migratie eenvoudiger. Medewerkers kunnen bovendien alvast wennen aan de nieuwe structuur. Met een overzichtelijkere en efficiëntere IT-omgeving wordt migreren niet alleen makkelijker, maar kun je ook kosten besparen en sneller profiteren van de voordelen van de cloud.

7. Herken de beperkingen van de cloud

De cloud wordt vaak voorgesteld als een schatkist vol oneindige digitale mogelijkheden. In zekere zin klopt dat ook. Maar realiseer je wel dat aan veel mooie extraatjes in de cloud een flink prijskaartje hangt. In die zin heeft de cloud dus zijn limieten. Zeker als je gaat voor ‘best of breed’ (oplossingen van verschillende leveranciers naast en door elkaar gebruiken), dan verlies je makkelijk het overzicht over kosten en onderlinge afhankelijkheden tussen verschillende applicaties en systemen. Binnen één ecosysteem blijven is vaak een betere optie voor het waarborgen van een optimaal functionerende digitale werkplek.

8. Gebruik je de juiste producten?

We zien dat organisaties nogal eens producten van grote leveranciers gebruiken die snel flink in prijs omhoog gaan of waar op korte termijn de stekker uitgaat. Daar moet je wel op voorbereid zijn. Hoe sterk leun je op die producten? En zijn er geen goedkopere of betere alternatieven? Kijk daarbij goed naar het hele IT-ecosysteem. Wat gebeurt er als je een bepaalde applicatie weghaalt of vervangt? Blijft het geheel dan functioneren of zakt het als een kaartenhuis in elkaar?

9. Hoe ga je om met data buiten de kantoormuren?

Dankzij de opkomst van flexibel en remote werken (anytime, anywhere) zijn we vaker buiten de kantoormuren aan het werk met bedrijfsdata. Dat brengt risico’s met zich mee. Het is verleidelijk om op een laptop van het bedrijf allerlei restricties aan te brengen. Maar dat valt niet goed bij de moderne medewerker en ondergraaft eigenlijk ook het idee van een digitale werkplek. Zorg in plaats daarvan voor goede encryptie, een lock-functionaliteit voor als een medewerker niet zelf bij de laptop zit, mogelijkheden om gevoelige data af te schermen en goede scenario’s voor disaster recovery voor als het misgaat. Het helpt ook om medewerkers bewust te maken van risico’s en mede-eigenaar van security te maken.

Maak werk van de ideale digitale werkplek

De digitale werkplek is de spin in je bredere IT-web. Het is daarom zaak om het beste uit dit concept te halen en ervoor te zorgen dat medewerkers over een omgeving beschikken waarin ze met plezier en effectief al hun taken kunnen uitvoeren.

Salomon IT helpt je graag met het maken van de juiste keuzes. Daarbij houden we rekening met je organisatie, de wensen en behoeften van individuele medewerkers én de beschikbare technische mogelijkheden. We zijn niet gebonden of gelieerd aan leveranciers en merken en kunnen daarom een écht onafhankelijk advies uitbrengen. Meer weten? Neem dan gerust contact met ons op via +31 850 601 282 of info@salomon-it.nl.