Een succes maken van het moderne werken? Adoptie is cruciaal

Na 2020 heeft het moderne en hybride werken een hoge vlucht genomen. Deels noodgedwongen stonden organisaties voor een grote uitdaging: een moderne werkplek inrichten die medewerkers de mogelijkheid geeft om grotendeels locatieonafhankelijk te werken op een manier die past bij hun persoonlijke behoeften en werkvoorkeuren.

Maar de adoptie van zo’n nieuwe digitale werkomgeving is helaas nog (te) vaak een ondergeschoven kindje. De focus ligt vrijwel exclusief op de techniek, terwijl de behoeften en wensen van de medewerkers eigenlijk leidend moeten zijn bij het moderne werken. Een aanpak waarbij de IT-afdeling wel even bepaalt welke applicaties en tools er komen en dicteert hoe de IT-faciliteiten eruitzien, past niet meer bij het moderne digitale tijdperk.

In dit artikel lees je wat de moderne werkplek is en waarom een goede en zorgvuldige adoptie een voorwaarde voor succes is bij het inrichten ervan.

Wat is het moderne of nieuwe werken?

Het moderne of nieuwe werken draait vooral om de verregaande digitalisering van de werkplek en de vrijheid om het werk (grotendeels) naar eigen inzicht in te delen. Wat je oplevert, is belangrijker dan waar je werkt.

Binnen dit flexibele kader kan het moderne werken verschillende vormen aannemen. Citrix werd bijvoorbeeld lang gezien als een schoolvoorbeeld van modern werken, terwijl we (zeker de jongere generaties) bij een moderne werkplek tegenwoordig eerder denken aan een laptop met alle hard- en software die je bij de werkgever kunt halen en naar eigen inzicht op kantoor, thuis of op een flexibele werkplek gebruikt.

‘De passende werkplek’ is dan ook een term die de lading eigenlijk beter dekt. Wat een moderne werkplek is, hangt namelijk af van de behoeften van de organisatie en het individu. Wellicht is het een constructie waarbij je medewerkers slechts sporadisch langskomen op kantoor en helemaal locatieonafhankelijk, als ware digital nomads (mensen die het internet gebruiken om hun werk locatieonafhankelijk uit te voeren), vanaf elke gewenste locatie hun werk doen. Maar het kan ook zo zijn dat medewerkers vier dagen per week op kantoor op een apparaat van de zaak en een dag thuis op de eigen laptop werken. Wat een passende moderne werkplek is, zal per organisatie (en vaak zelfs per medewerker) verschillen.

‘Het staat toch in de handleiding’

Een cruciaal punt dat vaak vergeten en onderschat wordt bij het introduceren van een moderne werkplek of IT-oplossing? De adoptie! Er komt een nieuwe oplossing die gepaard gaat met een handleiding en knoppencursus die makkelijk in tijd en geld uit te drukken is. De beleidsbepalers gaan er vervolgens stilzwijgend vanuit dat alles glashelder is en iedereen snel verder kan in de nieuwe werkomgeving. En als iemand ergens niet uitkomt? Verbazing alom, want ‘het staat toch in de handleiding…’

Deze gedachtegang is vaak een foute aanname of oversimplificatie van de werkelijkheid. Hij houdt geen rekening met functionele veranderingen, tijd, werkdruk en het verschil in digitale vaardigheden tussen medewerkers. Waar de een zelf snel zijn of haar weg weet te vinden in een nieuwe IT-omgeving, zijn anderen – bij wijze van spreken – bijna bang om de computer aan te zetten. Het afscheid nemen van de welbekende netwerkschijven is voor de een relatief simpel, terwijl het voor de ander een grote stap is. Adoptie is daarom niet altijd eenvoudig in geld of tijd uit te drukken.

De tijd van beslissingen nemen vanuit de ivoren IT-toren is dan ook voorbij. Als je van het moderne werken echt een succes wilt maken en maximale productiviteit en optimaal werkplezier wilt garanderen, is het essentieel dat je ook de eisen en wensen van medewerkers meeneemt in het maken van keuzes rondom digitale werkplekken.

Waarom is adoptie zo cruciaal?

Je kunt nog zulke mooie en duidelijke handleidingen schrijven: de praktijk leert dat lang niet iedereen de tijd neemt om ze te lezen of er genoeg aan heeft om zijn of haar weg te vinden in een nieuwe en sterk veranderende digitale werkomgeving. Het inrichten en in gebruik nemen van een moderne digitale werkplek is niet alleen een technische verandering, maar ook een functionele. Het raakt direct aan de dagelijkse werkpraktijk en de manier waarop mensen hun taken uitvoeren.

De techniek, dienst en hardware zijn vooral ‘enablers’ die medewerkers in staat stellen om productief en efficiënt bezig te zijn. Ze vormen het ‘hoe’. Maar het ‘wat’ en ‘waarom’ zijn minstens zo belangrijk. Waarom zet je bepaalde applicaties wel of niet in? En hoe gebruiksvriendelijk zijn de gekozen oplossingen?

Een goede adoptie resulteert in een eindsituatie die gedragen en begrepen wordt door alle medewerkers en waarde toevoegt aan de manier waarop mensen hun werkzaamheden uitvoeren. De adoptiestrategie bepaalt dikwijls het verschil tussen het slagen of falen van een nieuwe IT-oplossing. Adoptie vereist ook meer dan een gewone ‘knoppentraining’. Een echte how-to-uitleg, die duidelijk maakt hoe je een product of werkplek optimaal en productief gebruikt, is essentieel.

Zo helpt Salomon IT

Salomon IT gebruikt zijn expertise en ervaring in verschillende IT-projecten en sectoren graag bij het ondersteunen van jouw adoptietraject. We hebben van dichtbij gezien wat werkt, maar ook waar het vaak fout gaat. Bovendien krijg je bij ons altijd een volledig onafhankelijk advies, aangezien we geen betaalde partnerschappen hebben met software- en IT-leveranciers.

Benieuwd naar wat wij voor jou kunnen betekenen? Neem dan gerust contact met ons op via +31 850601282, info@salomon-it.nl of het contactformulier op onze website.