Wat we kunnen leren van de Corona crisis, voor nu en later (Live Blog)

In dit blog houden we de komende weken bij wat we (kunnen) leren van de Corona crisis. Waar lopen we tegen aan op organisatorisch vlak, technische tekortkomingen, hoe zit het met beleid, en meer. We bewegen ons van adhoc maatregelen tot aan de langere termijn. En proberen tevens te waken voor wildgroei, onbeheersbaarheid en verborgen gebreken.

De situatie is uitzonderlijk, zonder meer. Ook in de komende weken zullen veel organisaties alle zeilen bij moeten blijven zetten om een acceptabele thuiswerk situatie te kunnen faciliteren. Dit blog is bedoeld om wat licht in de duisternis te scheppen. We inventariseren een aantal van de meest voorkomende uitdagingen, hoe hier mee om te gaan en waar men op moet letten met het oog op de (hopelijk nabije) toekomst. Wat nu een goede oplossing lijkt kan over een aantal weken/maanden voor nieuwe uitdagingen en investeringen zorgen.

Wat komen we zoal tegen?

Wat opvalt: De afgelopen weken een run is ontstaan op verschillende type collaboratie software. We hebben het dan met name over het op afstand met elkaar kunnen vergaderen of video bellen. Vaak is het een combinatie van beiden.

Uitdaging: Zorgelijk is het echter hoe men omgaat (of eigenlijk juist niet) met het veiligheid en privacyaspecten rondom deze oplossingen. Ja, met Zoom kun je tot 49 personen aan een videomeeting deelnemen, mooi. Maar, wat mag en doet Zoom op de achtergrond met jullie data? Is daar wel eens naar gekeken of over nagedacht? In veel gevallen is het antwoord ‘nee’. En dat is slechts een enkel voorbeeld.

Wat je kunt doen: Hoewel een thuiswerkbeleid voor vele niet van toepassing is (nog niet in ieder geval), hebben de meeste organisaties wel een beleid m.b.t. hoe er omgegaan dient te worden met (gevoelige) data.

Zoek uit hoe de verschillende aanbieders met data omgaan. Neem contact op met de leverancier, een onafhankelijke IT partner, lees hun privacy beleid etc. maar ga niet blind af op de artikelen die je op internet tegenkomt, de tips die de buurman je geeft (hoe goed bedoeld deze ook zijn), of die van een directe concurent. Hoe wordt de data beveiligd, waar wordt deze opgeslagen, wat mag de softwareleverancier ermee, m.a.w. wie is eigenaar van de data, en meer.

Het bovenstaande komt met name voort uit het feit dat de meeste organisaties niet gewend zijn om vanuit huis te werken. Laat staan als iedereen plotseling vanuit huis moet gaan werken, een bijzondere situatie, dat beseffen wij ons ook.

Wat opvalt: Er is geen thuiswerkbeleid, het is niet duidelijk voor de medewerkers wat wel en niet is toegestaan, of wat überhaupt de mogelijkheden zijn.

Uitdaging: Zo komt het voor dat men wel budget heeft om thuiswerkapparatuur aan te schaffen maar dat er niet is afgesproken waaraan de apparatuur moet voldoen. Vervolgens wordt de helpdesk overspoelt met telefoontjes om het werkend te krijgen, als dat al lukt.

Nog een goed voorbeeld: Op kantoor maakt men gebruik van twee beeldschermen. Dat willen ze thuis ook. Hoe gaan we dat regelen?

Een deel van de benodigde software blijkt alleen (lokaal) op de vaste kantoor werkplek geïnstalleerd te staan. En nu?

Ok, we hebben Microsoft Teams draaiend. Wie gaat er toezicht houden op het juist inzetten van deze nieuwe technologie. Wie mag er Teams pagina’s/groepen aanmaken (permanent, tijdelijk), wie kan waarbij, of mag wat (in)zien, is er aan een back-up gedacht, hoe ziet de rechten/permissie structuur er uit? en zo is er nog veel meer om over na te denken.

Wat je kunt doen: Maak afspraken die voor iedereen duidelijk zijn. Denk na over wat je als organisatie wel of niet wilt toestaan, of accepteert als het om je data gaat (classificeer, AVG), beleg verantwoordelijkheden en zorg voor thuiswerk “spelregels” bv rondom budgetten.

Laat je medewerkers, in overleg met de IT afdeling of een externe adviseur, uit bepaalde apparatuur kiezen. Waar moet een thuiswerkplek minimaal aan voldoen wat betreft veiligheid en hoe ga je dat verifiëren en blijven monitoren (endpoint management)?

Er is weinig tijd, dus vooraf over dit soort zaken nadenken lukt (in deze tijd) vaak niet. Daar heeft iedereen alle begrip voor. Dat betekent echter niet dat je hier niet alsnog mee aan de slag kunt (of moet) wanneer iedereen massaal aan het thuiswerken is geslagen.

Een must wat ons betreft.

Hoewel een deel van de huidige thuiswerk populatie mogelijk weer richting kantoor trekt zodra dat weer mag is de verwachting dat er ook een groot deel permanente thuiswerkers bij gaan komen. Of in ieder geval voor een aantal dagen per week.

Waarom niet het beste van deze periode maken en je hier alvast op voorbereiden?!

In de komende tijd zullen we deze blog blijven aanvullen.

Stay safe!

Het Salomon team.