Nu we met z’n allen massaal aan het thuiswerken zijn geslagen, zullen velen van jullie ervaren dat dit niet zonder slag of stoot gaat. Zeker als je in de periode hiervoor vrijwel altijd onderweg bent geweest of gewend was aan een vaste werkplek op kantoor. Wanneer een paar dagen veranderd in een aantal weken of zelfs maanden zul je merken dat techniek slechts bijzaak wordt. In dit blog behandel ik (Bas) verschillende, vaak onderbelichte onderwerpen die je helpen om een betere, relaxtere en efficiëntere thuiswerker te worden!

Laten we dan toch maar beginnen met de techniek. Zonder een goede laptop, desktop of ander apparaat naar keuze gebeurt er immers niet veel. Hier kan ik kort over zijn, persoonlijke voorkeur en de afspraken die je hier met je werkgever over kunt maken zijn leidend. Een stabiele internetverbinding is vanzelfsprekend onmisbaar. Overigens, echt “snel” hoeft deze niet te zijn. Kies voor de goedkoopste kabel of glas internetverbinding die beschikbaar is, het zal nog steeds ruim voldoende zijn om een hele dag, week, maand etc. vanuit huis te kunnen werken. Zonder problemen.

Collaboratie

Communicatie met je collega’s, je manager, klanten etc. is erg belangrijk, onmisbaar zou ik zelfs willen zeggen. De afgelopen weken zien we veelvuldig Microsoft Teams voorbij komen. Wij maken binnen Salomon ook regelmatig gebruik van Teams, maar niet exclusief. Het is belangrijk om je te realiseren dat er vele alternatieven zijn.

Een aantal van deze producten richten zich specifiek op het houden van een online meeting/video conference terwijl het delen van bijv. documenten dan weer beperkt(er) mogelijk is. Echter, zijn ze extreem goed in wat ze beloven. Afhankelijk van het doel (wat is voor je organisatie belangrijk) kies je het juiste gereedschap, en niet anders om. Techniek zou nooit leidend moeten zijn.

Kijk bijvoorbeeld ook eens naar: Zoom, GoToMeeting, WebEx, Slack, Google Hangouts (mijn dochters krijgen momenteel les op afstand via Google Classroom) en zo zijn er meer te bedenken. Het simpelste voorbeeld is misschien wel WhatsApp en “gewoon” even met elkaar bellen (ken je dat nog?). Maak een appgroep aan, spreek wat regels af (wel belangrijk) en gaan. Makkelijker en laagdrempeliger kan bijna niet.

De techniek voorbij

Wanneer je voor langere tijd vanuit huis werkt (of na deze periode besluit om dat te gaan proberen) zul je merken dat er meer bij komt kijken dan een comfortabele stoel, pc of laptop en wat software. Je bent thuis. Je krijgt te maken met allerlei verleidingen, verzoeken (denk aan je partner die misschien ook wel thuis is, je kinderen, familie, enz.) mogelijk ga je, je van tijd tot tijd eenzaam voelen, geïsoleerd, verlies je het contact met collega’s, de organisatie of klant waarvoor je werkzaam bent (althans, dat denk je), ben je minder “in beeld” (zo voelt het) en meer van dat soort uitdagingen, want zo kunnen we ze toch wel noemen.  

Hieronder som ik een aantal tips en punten van aandacht op waarmee het vanuit huis werken makkelijker, leuker en gezonder wordt, beloofd. Je zult het ‘als normaal’ gaan ervaren en je leert omgaan met de dynamiek van het “thuis zijn” terwijl je minstens zo productief zult zijn, zo niet productiever dan op kantoor.

Routine

Dat is wat je mist als je “ineens” alles vanuit huis wilt of moet gaan doen, ongeacht of je over de juiste hard en software beschikt. Best logisch ook, je hoeft je auto niet meer in, geen OV of fietstocht, het vaste ochtend ritueel waar je misschien al jaren aan bent gewend bestaat niet langer. Je stapt je bed uit en je bent “op kantoor”, dat brengt je een beetje in de war.

We zijn nu eenmaal gewoonte dieren of we dat nou willen toegeven of niet. Niks mis mee overigens. Blijf je nog even liggen, begin je wat later, of juist niet en stop je iets eerder? Het kan allemaal. Een van de gevaren van het uit huis werken is dat je in de meeste gevallen meer uren maakt dan bijv. op kantoor. Een feit wat veelvuldig is onderzocht en als je er over nadenkt ook prima is te verklaren.

Daar moeten we voor waken, hoewel we van een uurtje extra hier en daar natuurlijk niet direct heel veel last zullen hebben.

Dus, wat kunnen we zoal doen om onze thuiswerkdag zo aangenaam en “gewoon” mogelijk te maken? Velen maken zich zorgen over het kunnen opbrengen van discipline of de juiste houding en het dragen van de verantwoordelijkheid die hierbij komt kijken. Ook daar helpen onderstaande tips bij.

Algemeen en ritme

• Allereerst, zorg voor routine! Zet je wekker op een vaste tijd, ieder dag weer. Neem een douche, eet ontbijt, poets je tanden, ga sporten, mediteren, breng je kinderen naar school (wanneer dat weer kan), of wat het dan ook is dat je “normaal” gesproken doet. Maar ook, kleed je aan alsof je naar kantoor gaat. OK, die stropdas mag wel af, en als je haren iets minder netjes zitten dan normaal is dat natuurlijk ook geen probleem. Je begrijpt denk ik wel wat ik bedoel.

• Neem regelmatig een korte pauze. Zoals je op kantoor ook even naar de koffie automaat zou lopen zo doe je dat thuis ook. Even weg van je werkplek. 10 minuutjes iets anders voor je weer verder gaat. Oja, en neem op de weg terug gerust nog een extra kop koffie mee.

• Zorg voor een beetje zonlicht tijdens je dag. Serieus, thuis kun je misschien wat makkelijker de tuin in lopen om dat kopje koffie te drinken. Het zal je goed doen. En wie weet kom je de buurman/vrouw tegen voor een praatje (ook op 2 meter afstand kun je elkaar nog prima verstaan!).

• Eet je lunch op vaste tijden, of zoals je dat gewend bent of was. Ook hier is regelmaat belangrijk. En geloof me, het went best snel.

• Ga 1 of 2 x per dag naar buiten. Loop een rondje, haal een frisse neus. Ten minste, nu het nog mag en kan.

• Een lekker achtergrond muziekje heeft ook nog nooit kwaad gedaan. Met een stevige dosis arbeidsvitamine kom je een heel eind. Wel even zachter zetten (of uit) als je een online meeting of conference call in gaat natuurlijk.

• Kijk af en stel vragen! Persoonlijk ken ik best veel mensen die voor het overgrote deel vanuit huis werken. Omdat ze voor een buitenlands bedrijf werkzaam zijn of omdat het beter past bij de rol die ze hebben en er over het algemeen goede afspraken met de klant gemaakt kunnen worden. Dus, hoe pakken zij het aan? Welke tips kunnen ze je geven? Ken je zo iemand, maak een (digitaal) praatje en vraag om hulp. Elkaar verder helpen is immers aan de orde van de dag – en zo zou het eigenlijk altijd moeten zijn.

• Ben je niet actief op social media? Dan is dit misschien een goed moment om een begin te maken. De welbekende platformen staan overvol met advies en raad. En wie weet wat je er nog meer van oppikt.

• Doe iets aan sport. Je hebt wat meer tijd, naast dat je die aan je gezin besteedt natuurlijk, als je die hebt. Ga een stukje fietsen of hardlopen, doe wat fitness oefeningen vanuit huis, in je tuin, alles is meegenomen. In plaats van sport zou je ook een keer kunnen kiezen voor een van die klusjes waar je al jaar tegenop ziet. Jij blij, je partner blij, win-win.

En natuurlijk zou je het overgrote deel van de bovenstaande punten ook moeten toepassen als je wel op een vaste (kantoor) locatie werkt.

Productiviteit

• Wanneer mogelijk werk je vanuit een afsluitbare ruimte. Een ruimte die jij in ieder geval alleen gebruikt om te werken. Wat er verder nog gebeurt als jij er niet aan het werk bent laat ik buiten beschouwing. Zo voorkom je bijvoorbeeld dat je de keukentafel of je woonkamer associeert met werk. Dat klinkt misschien gek, maar het gebeurt. Ik heb het zelf meegemaakt en prettig is het niet. Thuis is thuis, werk is werk. En ja, dat die twee zo nu en dan in elkaar overvloeien is soms lastig te voorkomen (en misschien ook niet eens zo heel erg), zeker in mijn eigen vakgebied en de rol die ik daarin heb.

• Schrijf op wat je wil doen of bereiken voor die dag. Noem het een to-do lijst, iets anders dat maakt niets uit. Maak bij voorkeur gebruik van pen en papier of een whiteboard met stift. Persoonlijk ben ik altijd een groot voorstander geweest van schijven vs. typen – de voordelen bespreek ik graag eens met je.

• Gebruik je agenda, bijv. in Outlook zoals je die “normaal” gesproken ook zou gebruiken. Plan, maak afspraken (dat is op afstand immers ook prima te doen), aantekeningen en meer.

• Houd contact met je collega’s. Zorg dat je tenminste 1 of 2 collega’s daadwerkelijk spreekt, ook als het niet over werk gaat. Mix en match daarin ook een beetje. Want vergeet niet, wat voor jou geldt, geldt ook voor hun, zeker vandaag de dag. Gebruik je telefoon, WhatsApp voor de berichtjes tussendoor, of kies je aanpak naar eigen inzicht/keuze. Ook zorgt dit ervoor dat je “in beeld” blijft, mocht je hier aan twijfelen – want vaak is dat het.

• Hetzelfde gaat uiteraard op voor je manager en je klanten. Door met enige regelmaat contact te hebben blijf je betrokken, zichtbaar en houd je ook voor jezelf het goede gevoel vast. Dit is niet bij iedere organisatie even belangrijk, maar toch een punt om even bij stil te staan.

• Het maken van goede afspraken ligt in het verlengde van bovenstaand punt. Ook voor je leidinggevende verandert er het een en ander. Resultaatgericht werken is nog nooit zo aan de orde geweest als nu.

• Hetzelfde gaat op voor jou en je partner. Ja, je werkt thuis. Nee, dat betekent niet dat je nu ineens wel die vaatwasser uit kunt ruimen of het vuil buiten kunt zetten. Ok, ik overdrijf misschien een beetje, dat zou je best even kunnen doen tussendoor, dat is immers ook een voordeel van thuis werken. Het gaat er om dat men zich realiseert dat je aan het werk bent. Hier zul je een balans in moeten vinden voor jezelf, je partner, kinderen en eventueel overige familie leden.

• Je hebt nu meer vrijheid, maak daar slim gebruik van. Als je er met je partner uit kunt komen en er resultaat gedreven afspraken gemaakt kunnen worden (en het type werk het ook toelaat) bepaal jij wanneer je daadwerkelijk aan het werk gaat. 2 uur in de nacht, 6 uur in de ochtend, om 4 uur stoppen, tot 9 uur doorgaan? jij weet wanneer je op je productiefst bent, jij bepaald.

• Wanneer de Coronaperiode grotendeels achter ons ligt en je nog steeds regelmatig vanuit huis werkt zoek dan je collega’s zo nu en dan eens op. Maak een praatje, bespreek werkzaamheden tijdens een lunch of diner, een kop koffie, etc. Zorg er in ieder geval voor dat je de bedrijfsuitjes en het jaarlijkse kerst diner niet mist. Menselijk contact, hoe ver we ook gaan in deze digitale wereld blijft onmisbaar!

• Maak je bureau leeg. Een clean desk policy, zeker thuis is erg belangrijk en komt de productiviteit ten goede. Het hoognodige ligt binnen handbereik, inclusief je kop koffie, maar dat is het wel zo’n beetje.

• Het kan soms druk zijn voor, achter of rondom je woning. Hier heb ik helaas vanuit het verleden best wat slechte ervaringen mee (nu niet meer gelukkig). Ik heb mede om die reden een Surface Headphones gekocht met een goede noicecanceling functie. Dat heeft mij enorm geholpen. Het merk en type zijn natuurlijk onbelangrijk, de noicecanceling functie is dat niet.

• Zet je social media kanalen op stil. Sluit je WhatsApp app op je laptop of pc en misschien zelfs Outlook als je bezig bent met het werken aan, of lezen van een belangrijk stuk tekst, het kijken van een video, wanneer je deelneemt aan een online event, en zo verder.

• Je telefoon heeft een hele handige slaap/niet storen stand, je hoort en ziet niets meer. Tenzij je op een belangrijk telefoontje zit te wachten natuurlijk. Na een half uur schakel je de functie weer uit en neem je de tijd om iemand terug te mailen, bellen, appen etc.

• In het verlengde van bovenstaand punt pas ik regelmatig de 5 minuten regel toe. Kan (en wil) ik dit binnen 5 minuten afhandelen, dan doe ik het direct. Zo niet? Dan plan ik het voor later – maar ook dat doe ik dan wel meteen.

Een eis

Voor veel jongere medewerkers, met name generatie Y (Millenials) is het mobiel kunnen werken, onder andere vanuit huis een harde eis. Kun je dit als werkgever niet faciliteren dan loop je mogelijk talent mis. Met andere woorden, hoe vervelend en uitdagend deze crisis ook is en mogelijk nog gaat zijn (ik ga er van uit dat we hier sterker uit gaan komen met z’n allen), zie het als een kans. Een kans om je als organisatie klaar te maken voor wat komen gaat. Je zult zien dat ook je huidige werknemers je dit in dank zullen afnemen, echt!  

Na verloop van tijd vindt iedereen zijn of haar eigen weg. Persoonlijk vind ik “kantoortijd” belangrijk en zou 100% vanuit huis werken niet goed bij me passen. Dat is voor iedereen weer anders. Waar het voor de een past als een handschoen zit het voor de ander te krap en vice versa. Ik hoop dat een aantal van de hier bovengenoemde tips je in ieder geval op weg kunnen helpen. Bij vragen ben ik altijd bereikbaar – op afstand en vanuit huis, dat dan weer wel.