Met de juiste regie naar de Cloud

Bij een van onze klanten kregen wij de vraag om mee te denken over een nieuwe uitwijk locatie die ook als basis zou dienen voor de toekomst. Deze vraag kwam vanuit de noodzaak om uit te breiden. Door een tweetal overnames zou de grote van het bedrijf namelijk groeien van 900 medewerkers naar 1600 werknemers. Deze overname bestond voor 90% uit medewerkers buiten Nederland.

De klant maakte gebruik van een traditioneel IT-concept met een eigen datacenter en een thin client werkplek concept. Men had daarnaast de wens om nog meer een regie organisatie te worden en alles, behalve 1^e lijn support, door een IT-partner te laten uitvoeren.

Tijdens de eerste gesprekken kwam direct de Cloud ter sprake als locatie voor het nieuwe datacenter. Dit werd in eerste instantie niet als valide oplossing gezien aangezien ze op het huidige concept wilde door ontwikkelen. Tijdens het adviestraject kwam er steeds meer informatie beschikbaar over de overnames waardoor het gekozen plan continu moest worden aangepast.

De grootste uitdaging was de korte tijd die er beschikbaar was om de nieuwe medewerkers onderdeel uit te maken van de nieuwe IT-omgeving. Binnen 4 maanden moesten 700 medewerkers, inclusief al hun applicaties en data, ondergebracht worden in de omgeving van de klant. Dit was extra complex omdat deze medewerkers verdeeld waren over 10 landen en meer dan 60 locaties.

Het bestaande thin client concept voldeed niet omdat de nieuwe medewerkers vrijheid van laptops gewend waren en de omgeving van de klant was niet was ingericht om via het “open” internet met zulke grote aantallen een Remote Desktop omgeving aan te bieden. Wij hebben toen aangegeven dat een moderne werkplek, gebaseerd op de Microsoft oplossingen, het beste past bij de wens van de nieuwe medewerkers.

Vanwege een te kort aan tijd lukte het niet om een “eigen” oplossing te ontwerpen en te implementeren. Om te voldoen aan de wens om naar een volledige regieorganisatie te transformeren, is er gekozen voor een oplossing van een grote IT-aanbieder welke al bij meerdere bedrijven is ingezet.

Voor de migratie van de backend infrastructuur hebben we uiteindelijk gekozen voor het Lift & Shift principe om zo de complexiteit te verminderen door ‘as is’ applicaties over te halen. De nieuwe infrastructuur is opgebouwd in de Microsoft Azure Cloud. En voor de applicaties die afhankelijk zijn van een back-end component (bv een file, web of databaseserver) is er een Remote Desktop omgeving in de Azure Cloud opgebouwd.

De migratie van de medewerkers hebben we per land gefaseerd uitgevoerd. Dit heeft nauwelijks issues opgeleverd. Tevens is de down time tot het minimum beperkt gebleven. Over het algemeen waren de mensen rond de lunch alweer aan het werk op hun nieuwe werkplek en waren eventuele incidenten kort daarna opgelost.

De enige uitdaging was de adoptie van SharePoint. Medewerkers waren gewend om netwerkschijven toegewezen te krijgen waardoor ze, via de Windows verkenner, konden bladeren door hun bestanden. Bij SharePoint werkt dit net even anders. En de mogelijkheid om lokaal te synchroniseren bleek een (te) zware belasting op het netwerk en de werkplekken. Door een betere handleiding te schrijven en trainings videos beschikbaar te stellen werd de nieuwe manier van werken snel geadopteerd met minder support vragen tot gevolg

Tijdens de afgelopen maanden, met de uitdagingen rondom het op (moeten) afstand werken in verband met COVID-19, heeft het concept zich bewezen doordat de mensen met deze nieuwe manier van werken direct, en zonder de nodige aanpassingen aan infrastructuur, op dezelfde manier konden werken als vanaf kantoor.

Voor de medewerkers die nog op het “oude” concept werkte waren hier nog wel een aantal zaken nodig zoals; uitbreiding van servers, bandbreedte en licenties voordat het werkbaar was. Er is daardom gekozen om de uitrol van het nieuwe concept versneld uit te rollen over de gehele organisatie.

De rol van Salomon in dit traject is het adviseren, geven van onderbouwde opties en vervolgens, na besluitvorming, het gehele proces regisseren. De uitvoer is voor een groot gedeelte gedaan met medewerkers van de klant en de IT-leverancier van het nieuwe werkplek concept.

Ondertussen zijn we ruim een jaar verder en is de transitie, die gepaard gaat met de overnames van de externe organisaties, vrijwel vlekkeloos verlopen. Wij zijn bezig om onze eigen rol binnen deze organisatie af te bouwen, kennis over te dragen en er zorg voor te dragen dat deze klant gebruik maakt van de opgedane kennis om zelfstandig nieuwe organisaties te onboarden.

Wij blijven uiteraard betrokken en zullen geregeld langskomen met de spreekwoordelijke thermometer. We zijn als organisatie ontzettend trots op de samenwerking maar ook de relatie die wij met deze organisatie hebben opgebouwd.