Naar de Cloud? TCO, ROI, een business-case, ook de weg kwijt?

De Cloud is goedkoper zegt de een, dat is zeker niet altijd het geval, zegt de ander. Wat mij (Bas) betreft hebben ze
allebei gelijk. Het ligt er aan, is het enige juiste antwoord. Als onderdeel van het Salomon Cloud adoptie Framework (SCAF) besteden we, zoals het hoort de nodige aandacht aan de kosten en baten rondom het gebruik van Cloud diensten. Om een begin te maken delen we graag een aantal tips met je.

Maak het kleiner

In plaats van een aanzienlijke hoeveelheid tijd, effort en geld te steken in iets waarvan je vooraf nog geen idee hebt of het wel de moeite waard gaat zijn, doe je er beter aan om het geheel op te delen in kleinere stappen. Op deze manier hou je overzicht, is er focus op datgene waar focus op moet zijn en voorkom je dat je door de bomen het bos niet meer ziet.

Compacte business-case

Begin met het in kaart brengen van de huidige situatie (applicaties, systemen, data, processen, teams, governance, eventuele groei ambities, afschrijving en zo verder), inclusief de kosten (TCO). Door slim te inventariseren creëer je een basis vanuit waar een compacte business-case kan worden uitgeschreven. Vervolgens wordt bepaald of het zin/nut heeft om een volgende stap te zetten.

Natuurlijk mis je op deze manier nog bepaalde details, ondanks dat geeft het je een goed beeld van de te behalen winst. Overigens, als
je niet weet waar of hoe te beginnen, twijfelt over je aanpak etc. vragen staat vrij.

Op deze manier wordt bv al snel duidelijk wat er wel of niet naar de Cloud zou kunnen en op welke manier. Wordt het migreren
(data, lift & shift), moderniseren en/of innoveren? Een combinatie misschien? Gebeurt dat vervolgens op basis van IaaS, PaaS, SaaS, DaaS, XaaS… en zo verder (refactor/rationalisatie). Mogelijk is een uitgebreidere analyse noodzakelijk. Vergeet hier ook de verwachtingen, doelstellingen enzovoorts, vanuit een organisatorisch, strategisch oogpunt niet.

Een eerste schifting is gemaakt.

Ervaring leert dat een dergelijke inventarisatieslag zelden in een keer compleet is. Door hier meerdere iteraties op los te laten voorkomen we verassingen achteraf. Later kan er wanneer nodig een uitgebreidere analyse plaatsvinden en reviewen we de eerder gemaakte keuzes. Ga hier flexibel mee om.

Omdat het hier gaat om een “eerste indruk” heeft het weinig zin om tot in extreme details te treden. Wanneer gewenst of als het verschil (de “winst”) niet duidelijk zichtbaar is kan dit (op een later moment) alsnog worden gedaan – meestal is dit niet nodig.

Total Cost of Ownership (TCO)

Een term die wordt gebuikt om alle directe en indirecte kosten rondom het gebruik van een product of dienst inzichtelijk te maken,
oftewel de financiële impact. Dit kan zijn hardware, software, beheerwerkzaamheden, training, governance, etc. Van toepassing de “oude” en “nieuwe” situatie.

Return on Investment (ROI)

Een financieel instrument waarmee wordt gemeten of een investering de moeite waard is – levert het voldoende op. Oftewel
het rendement.

ROI = (verwachte) opbrengst van de investering (min) – de eenmalige kosten van de investering (gedeeld door) / de eenmalige kosten van de investering uitgedrukt in (percentage) % (x 100%).

Bijvoorbeeld: De nieuwe Cloud dienst kost 500 euro per maand (Opex). In de oude situatie kostte die zelfde dienst/applicatie
1000 euro per maand (initiële Capex kosten gedeeld door het aantal maanden van afschrijving) Dat is een positief verschil van 500 euro x 12 maanden = 6000 euro op jaarbasis.

De transitie/adoptie kosten (ontwerpen, bouwen, configureren, migreren, tijdelijke overlap etc.) zijn 2000 euro.

ROI = 6000 euro – 2000 euro = 4000 euro. 4000
euro / 2000 euro = 200% in de plus.

Business-case

We hebben al behoorlijk wat informatie. Door nu de TCO van de “oude” en “nieuwe” situatie met elkaar te vergelijken, of
eigenlijk door “nieuw” van “oud” af te trekken krijgen we het verschil. Voeg hier de eenmalige, of tijdelijke transitie kosten aan toe en we kunnen vrij eenvoudig uitrekenen of dit het gewenste resultaat geeft. Bekijk dit vervolgens over 1, 3 of bv 5 jaar (ROI).

 

Hoeveel er wel of niet kan worden bespaard hangt af van het type “workload”, de eventuele complexiteit, looptijd, het doel
op zich en overige variabelen. Mogelijk biedt de Cloud je voordelen die niet of lastig in geld zijn uit te drukken. Wat ik probeer te zeggen is, staar je niet direct blind op de financiële gevolgen of uitkomst. Mogelijk ligt de te behalen (indirecte)
winst op andere vlakken.

Vanzelfsprekend gaat een business case verder dan (alleen) de financiële impact, echter speelt dit in veel gevallen wel een hoofdrol. Vergeet bijvoorbeeld niet om eventuele alternatieven in kaart te brengen, wat zijn de voor en nadelen, risico’s, potentiele impact op de organisatie, tijdspad, doelstellingen en “past” dat ook, en zo verder.

Een goed begin

Bovenstaande is bedoelt om je een beeld te geven van hoe je een dergelijk (financieel) vraagstuk kunt aanvliegen. Of in ieder geval hoe je hier een begin mee zou kunnen maken, doe er je voordeel mee en schroom niet om vragen te stellen.